تبدیل سند دفترچه ای به سند تک برگی

در این مقاله خواهید خواند:

• سند دفترچه ای منگوله دار
• سند تک برگی
• مزایای اسناد تک برگی
• مدارک لازم جهت تبدیل سند
• مراحل تبدیل سند

سند دفترچه ای منگوله دار

این اسناد جزو سندهای قدیمی به حساب آمده و برای املاک قدیمی شاهد آن هستیم. اسناد دفترچه ای منگوله دار همان طور که از اسم آن مشخص است دارای چند برگ به صورت دفترچه هستند که توسط نخ و تکه ای سرب یعنی همان منگوله، پلمپ شده اند. پلمپ این اسناد به منظور امنیت و اعتبار این نوع از اسناد قرار داده شده و یکی از راه های جلوگیری از جعل اسناد به شمار می رود. در اسناد دفترچه ای مشخصات تمامی مالکین قبلی، در یک ستون به طور کامل ذکر شده است. 

در حال حاضر به سبب معایب این نوع از اسناد، سند های تک برگی که از ایمنی بسیار بالایی برخوردار است، جایگزین آنها شده است و بر همین اساس پس از هرگونه خرید و فروش و یا نقل و انتقالی در اسناد مالکیت، سند های دفترچه ای به اسناد تک برگ تبدیل می شوند.

سند های دفترچه ای دارای ویژگی هایی به شرح زیر می باشند:

• دارای تعداد زیادی برگه (10-30 برگ) به همراه پلمب سربی می باشند.
• این نوع از اسناد به سبب قدیمی بودن دست نویس می باشند.
• دارای اعتبار به عنوان سند مالکیت قطعی و رسمی می باشند.
• مشخصات تمامی مالکین از ابتدا تا کنون در آن ذکر می شده است.
• براحتی قابل جعل می باشند.
• به سبب دست نویس بودن در برخی موارد بد خط و ناخوانا می باشند.

سند تک برگی

سند تک برگی نوع جدید اسناد ملکی بوده و از مزایای بسیاری برخوردار است که در ادامه به شرح آنها خواهیم پرداخت. اما همان طور که از اسم این نوع اسناد مشخص است، تعداد کم برگ ها در مقایسه با سندهای دفترچه ای می باشد. این نوع اسناد که از امنیت بالایی برخوردار هستند، حاوی مشخصات کامل مالک جدید، مشخصات ملک مورد نظر شامل  کروکی و موقعیت مکانی آن، شماره قطعه، مساحت دقیق ملک، پلاک‌های اصلی و فرعی و مفروزی، بخش و ناحیه، نوع کاربری، سال ساخت، وضعیت خاص، آدرس پستی، کد پستی، شماره‌های دفتر الکترونیکی، سمت و طبقه و همچنین امکانات اختصاصی و مشاعی است.

نکته ای دیگر که در اسناد تک برگی با آن روبرو هستیم، ذکر نشدن اطلاعات مربوط به نقل و انتقالات ملک و سند مربوطه است به طوری که، تنها مشخصات مالک جدید در آن درج می شود. 

مزایای اسناد تک برگی

سندهای تک برگ برخلاف اسناد دفترچه ای به صورت الکترونیکی و تنها در یک برگ صادر می شود و به همین سبب اطلاعات افراد به صورت دقیق و خوانا در آن درج می شود. این مزیت به تنهایی مشکلات بسیاری را رفع کرده و موجب سهولت در روند کارهای مربوطه شده است.

علاوه بر این مشخصات ملک مورد نظر به صورت دقیق درج شده و کروکی آن نیز در قسمت مشخصی از سند ثبت می شود تا احتمال هر گونه ابهام در معاملات را رفع کند. این مورد در سند های دفترچه ای و قدیمی به گونه ای نامشخص و بدون کروکی انجام می شده و در برخی موارد به سبب اختلافات موجود بر سر متراژ و مرز بندی دقیق زمین مشکلاتی را در پی داشته است که این مورد در اسناد تک برگی به طور کامل رفع شده است.

اسناد تک برگی به سبب ویژگی هایی که در آن لحاظ شده است، از شرایط بهتری برخوردار بوده و امنیت بیشتری نیز دارند. این اسناد دارای هولوگرامی هستند که امنیت آنها را تامین کرده و به راحتی قابل جعل نیستند. از سال 1390 اداره ثبت احوال برای جلوگیری از برخی مشکلات ناشی از معایب اسناد دفترچه ای، اقدام به صدور سند های تک برگی کرد که از مزایای بسیاری در مقایسه با نوع قدیمی سندها برخوردار می باشد. 

یکی دیگر از ویژگی های خوب اسناد تک برگی امکان صدور آن برای تمامی مالکین می باشد. بسیاری از املاک دارای دو یا تعداد بیشتری مالک هستند که این مورد در گذشته به دلیل نوع اسناد مشکلاتی را در پی داشته است. پیش از این برای املاک با تعهد مالکین تنها یک سند صادر می شده است که محدودیت های بسیاری را برای افراد رقم می زد اما در حال حاضر با وجود اسناد تک برگی امکان صدور سند برای تمامی مالکین با هر میزان سهم از ملک مورد نظر فراهم شده است.این مورد به گونه ای است که برای تمامی شرکا با هر میزان مالکیت سندی جداگانه صادر می شود و اطلاعات فرد و میزان سهم وی از ملک در آن درج می شود. این ویژگی اسناد تک برگی شرایط بسیار مناسبی را برای مالکین و خرید و فروش املاک فراهم آورده است.

در اسناد دفترچه ای نام تمامی مالکین از ابتدای ساخت ملک تا کنون در آن لحاظ می شده است که این مورد از عدم سهولت در صدور سند جدید نشات می گرفته است. اما در اسناد تک برگی تنها مشخصات مالک جدید را شاهد هستیم و برای دریافت اطلاعات تکمیلی مربوط به سرنوشت ملک می بایست به بنچاق ملک و یا دفاتر اسناد رسمی مراجعه کرد. اسناد تک برگی با هر نقل و انتقالی به نام مالک جدید صادر شده و سندی جدید با اطلاعات مربوط به مالک جدید را خواهیم داشت.

در مجموع به طور موردی می توان مزایای زیر را برای اسناد تک برگی برشمرد:

• صدور الکترونیکی اسناد تک برگی 
• کاهش تعداد برگ ها در مقایسه با اسناد دفترچه ای
• خوانا بودن نوشته های سند
• دارا بودن هولوگرام امنیتی 
• غیر قابل جعل بودن این اسناد
• قابلیت صدور برای تمامی مالکین حتی برای نیم دانگ
• حاوی مشخصات دقیق ملک
• رفع شبهات مربوط به متراژ و زمین ملک
• رفع مشکل فرسودگی اسناد
• کاهش تردد ها جهت انجام برخی امور ثبتی
• نگهداری آسان تر

مدارک لازم جهت تبدیل سند

به سبب اینکه پس از هر نقل و انتقالی در سند ملک، بایستی اسناد قدیمی به سند تک برگ تبدیل شوند، لذا در بیشتر موارد که تبدیل سند داریم انتقال سند را نیز شاهد هستیم. لذا برای ذکر مدارک مورد نیاز، مدارک لازم جهت انتقال سند را عنوان خواهیم کرد. باید توجه داشت که همراه نداشتن هر یک از مدارک ذکر شده می تواند روال کار را برای مدتی هر چند کوتاه به تعویق بیندازد. لذا در ارائه و همراه داشتن مدارک مربوطه دقت لازم را داشته باشید.

• اصل و تصویر مدارک مربوط به تشخیص هویت مانند شناسنامه و کارت ملکی خریدار و فروشنده 
• مبایعه نامه و برگ خلاصه معامله
• درخواست خریدار
• اصل سند منگوله‌دار قدیمی
• قبض‌های مربوط به ملک خریداری شده
• قبض های مربوط به ملک(قبض تلفن)
• کروکی دقیق ملک
• کدپستی
• نشانی دقیق ملک
• رسید پرداخت بدهی هاو عوارض ملک
• در صورت حضور نماینده یکی از طرفین ارائه وکالت نامه معتبر نیز ضروری است.

مراحل تبدیل سند

همانطور که در بالا اشاره شد برای تبدیل سند دو حالت را شاهد هستیم بطوری که یا مالک ملک بدون هیچ گونه نقل و انتقالی قصد تبدیل سند ملک خود را دارد و در حالت دوم شاهد نقل و انتقالی در سند ملک هستیم  که منجر به تبدیل سند دفترچه ای قدیمی به اسناد جدید و تک برگ می شود.

اگر مالک ملکی قصد تبدیل سند دفترچه ای ملک خود به سند تک برگ را داشته باشد، بایستی به اداره ثبت اسناد و املاک مراجعه کرده و با ارائه درخواست و مدارک لازم، نسبت به تبدیل سند اقدام کند. با توجه به مراحل ذکر شده در ادامه مطلب، برای این نوع تبدیل سند بایستی مراحل 11 الی 13 را طی کنید. که پس از انجام مراحل مربوطه معمولا ظرف مدت 20 روز سند مربوطه برای شما ارسال خوهد شد.

اما در بیشتر موارد که تبدیل سند صورت می گیرد شاهد همزمانی نقل و انتقالی در سند ملک مربوطه هستیم. بطوری که خریدار ملک برای انتقال و سند زدن ملک خریداری شده به دفاتر اسناد مراجعه کرده و با ارائه مدارک لازم مراحل مربوطه را طی می کند. از جمله مراحلی که در این نوع از تبدیل سند باید طی شود می توان به موارد زیر اشاره کرد. پس از انجام مراحل ذکر شده طی بازه زمانی 50 روزه سند تک برگی ملک، به نام مالک جدید، برای وی ارسال خواهد شد.

1. مراجعه طرفین معامله به یکی از دفاتر اسناد رسمی 
2. ارائه مدارک هویتی مانند شناسنامه و کارت ملی
3. ارائه مدارک و شماره ثبت حقوقی مربوط به مالکان حقوقی
4. استعلام سند ملک بصورت سیستمی توسط اداره ثبت و اطمینان از مشکل نداشتن سند 
5. رفع موانع موجود در صورت مشکل داشتن استعلام
6. ارائه مدارک لازم چهت تایید تسویه حساب های قبلی 
7. ارائه گواهی پایان کار
8. ارائه نامه از سازمان نوسازی جهت تعیین کاربری ملک
9. ارائه تاییدیه تسویه حساب از اداره تامین اجتماعی برای املاک تجاری و صنعتی
10. ارسال الکترونیکی نامه نقل و انتقال صورت گرفته به اداره ثبت
11. مراجعه به اداره ثبت و ارائه درخواست سند 
12. پیگیری تسویه‌ حساب‌های شهرداری و استعلام سند 
13. مراجعه به باجه پست جهت پرداخت هزینه لازم برای ارسال سند

در تمامی مراحل ذکر شده همراه داشتن سند مالکیت قبلی و در صورت لزوم وکالت نامه معتبر از مالک ملک الزامی است.

برای اطلاع از روند صدور سند می توانید به سامانه الکترونیکی ثبت سند مراجعه کرده و وضعیت صدور آن را چک کنید