آموزش سند خوانی

در این مقاله خواهید خواند:

• سندخوانی و اهمیت آن در معاملات ملکی
• انواع سند و اعتبار آن ها
• انواع سند های ملکی
  • سند دفترچه ای(منگوله دار)
  • سند تک برگی
  • بنچاق چیست؟
  • سند وقفی
  • اسناد تعاونی
  • اسناد قولنامه ای
  • سند شورایی
• سند خوانی و سند شناسی

سند خوانی و اهمیت آن در معاملات ملکی

با توجه به اهمیت سند و ماهیت آن در معاملات ملکی نحوه خوانش و بررسی اسناد ملکی و تشخیص جزئیات آن برای مشاورین املاک و یا مدیران قراردادها ضرورتی است که نباید نادیده گرفته شود. مشاوران املاک در صورت آشنایی با انواع سندهای ملکی و تفاوت ارزش و اعتبار اسناد می توانند با آگاهی بالاتر در سطوح حرفه ای اقدام کرده و در صورت لزوم اقدامات مناسبی را انجام دهند. در برخی مواقع تفاوت اسناد ملکی بسیار جزئی بوده اما در واقعیت ارزش ملک و شرایط خرید و فروش آن بسیار متفاوت است. در این شرایط کوچکترین کوتاهی یا عدم آگاهی از سوی مشاور می تواند برای وی گران تمام شود. لذا توصیه می شود در صورت فعالیت در حرفه املاک چه به صورت مبتدی و چه حرفه ای اقدام به فراگیری اطلاعات لازم پیرامون این حرفه کرده و با افزایش آگاهی خود در جهت پیشرفت گام بردارید.

انواع سند و اعتبار آن ها

اولین تفاوتی که در اسناد چه اسناد ملکی و چه دیگر انواع آن، می توان به آن اشاره کرد رسمی و یا عادی بودن سند می باشد. اسناد ممکن است دارای اعتبار کافی بوده و به راحتی قابل استناد باشد و یا قابل استناد نبوده و نیاز به اعتبار سنجی داشته باشد. اعتبار اسناد با توجه به نحوه تنظیم آن ها تعیین شده و موارد زیر را شامل می شود:

اسناد رسمی: این دسته از اسناد توسط ماموران دولت و به صورت رسمی تنظیم می شوند و به همین سبب در هر سازمان یا ارگانی به راحتی قابل استناد می باشند. چنانچه سندی در سازمان های رسمی مانند شهرداری، وزارتخانه ها و یا دفاتر اسناد رسمی و توسط ماموران و نمایندگان این سازمان ها یا هیئت مدیره کانون وکلا تنظیم شود به عنوان سند رسمی شناخته شده و در غیر این صورت رسمی نخواهد بود. 

اسناد عادی: اسناد عادی به مدارکی گفته می شود که توسط افراد عادی نوشته و تنظیم شود. به عنوان مثال قراردادهای ملکی که در بنگاه های معاملاتی و توسط مشاوران املاک تنظیم می شود به عنوان یک سند عادی شناخته شده و در مقایسه با اسناد رسمی از اعتبار کمتری برخوردار می باشد. اعتبار این دسته از اسناد می بایست در مواقع لزوم مورد بررسی قرار گیرد تا بتوان به آن ها استناد کرد اما در مقایسه با این اسناد سندهای رسمی از اعتبار بالاتری برخوردار می باشند و نیازی به تایید اعتبار آن ها نیست.

غیر از این دسته بندی می توان اسناد ملکی را بر اساس زیر نیز تقسیم کرد که آشنایی با هرکدام از انواع سندها و ویژگی هایشان اهمیت بالایی در معاملات صورت گرفته خواهد داشت.

انواع سند های ملکی

سندهای ملکی اگر مربوط به اشخاص باشند یا به عبارتی در اختیار ارگان یا سازمان خاصی قرار نگرفته باشند، دسته بندی زیر را برای آن ها شاهد هستیم.

سند دفترچه ای(منگوله دار)

این دسته از اسناد شامل چندین برگ می باشد که با نخ و تکه ای سرب توسط اداره ثبت اسناد پلمپ شدهاست. این دسته از اسناد به سبب نواقص آن و مشکلاتی که به سبب نحوه تنظیم آن ها ایجاد شده است از سال 90 جای خود را به اسناد تک برگی داده و در حال حاضر دیگر سند دفترچه ای صادر نمی شود و تمامی اسناد پس از نقل و انتقال املاک یا هر گونه تغییری در آن ها تحویل گرفته شده و تبدیل به اسناد تک برگی می شوند.

لازم به ذکر است اسناد دفترچه از اعتبار لازم برخوردار بوده و تنها در صورت تمایل مالک برای تبدیل سند دفترچه ای به سند تک برگی و یا ایجاد تغییری در اطلاعات سند می بایست تبدیل انجام گردد.

سند تک برگی

اسناد تک برگی نوع جدید اسناد ملکی بوده و از سال 1390 جایگزین اسناد دفترچه ای شده اند. نحوه تنظیم اسناد تک برگی به گونه ای است که امنیت و خوانایی بالایی را به همراه داشته و حاوی مشخصات کامل مالک جدید، مشخصات ملک مورد نظر شامل  کروکی و موقعیت مکانی آن، شماره قطعه، مساحت دقیق ملک، پلاک‌های اصلی و فرعی و مفروزی، بخش و ناحیه، نوع کاربری، سال ساخت، وضعیت خاص، آدرس پستی، کد پستی، شماره‌های دفتر الکترونیکی، سمت و طبقه و همچنین امکانات اختصاصی و مشاعی است.

بنچاق چیست؟

در حال حاضر بنچاق برگه یا سندی است که در زمان انتقال سند ملک و برای درج اطلاعات کامل معامله و ملک مورد نظر در دفاتر اسناد رسمی تنظیم می شود. بنچاق حاوی اطلاعات کامل تری در مقایسه با سند بوده و برای معاملات مربوط به ملک و به منظور دستیابی به پیشینه و سرنوشت ملک به آن مراجعه می شود. به عنوان مثال اطلاعاتی پیرامون مالکین ملک از ابتدا و یا اطلاعات مربوط به انشعابات ساختمان را می توان از آن استخراج کرد. لازم به ذکر است که بنچاق همزمان با انتقال سند تنظیم می شود و در صورت مفقود شدن آن می توان به دفاتر اسناد رسمی تنظیم کننده آن مراجعه و نسخه جدیدی را دریافت کرد.

سند وقفی

چنانچه فردی زمین یا ملک خود را به منظور انجام کار خیر وقف کند، ملک مربوطه تحت اختیار اداره اوقاف قرار گرفته و سند آن به صورت وقفی ارائه می شود. اداره اوقاف برای این دسته از املاک تصمیات مختلفی می تواند اتخاذ کند اما در برخی مواقع اقدام به ساخت املاک مسکونی بر روی این قبیل زمین ها می شود که در این شرایط هر یک از آپارتمان ها به صورت جداگانه دارای سند وقفی خواهد بود. این دسته از اسناد تفاوت زیادی با اسناد تک برگی شخصی نداشته و تنها در وضعیت مالکیت تفاوت دارند. به طوری که در املاک وقفی تنها اعیان یا همان ساختمان ملک در اختیار افراد بوده و عرصه یا زمین ملک در اختیار اداره اوقاف قرار دارد. بر همین اساس در اسناد وقفی کلمه عرصه ذکر نشده و تنها اعیان ملک نوشته می شود. لذا توجه به این بخش از اسناد می تواند برای مشاورین املاک و مدیران قرارداد بسیار مهم و حیاتی باشد.

نکته ای که باید در مورد اسناد وقفی در نظر گرفت ارزش آنها می باشد. این دسته از املاک به سبب نوع مالکیت آن ها در مقایسه با اسناد ملکی شش دانگ، از ارزش کمتری برخوردار بوده و معمولا 20 تا 30 درصد تفاوت قیمت دارند.

اسناد تعاونی

زمانی که تعاونی های مسکن اقدام به ساخت برج یا مجتمعی برای اعضا می کنند به سبب مشکلاتی که برای تفکیک سند اصلی وجود دارد تا مدتی بعد از تحویل واحدها سند تک برگی برای آن ها صادر نمی شود. لذا بر همین اساس تعاونی های مسکن اقدام به صدور برگه هایی تحت عنوان سند تعاونی می کنند که در دفتر تعاونی مراحل انتقال آن طی می شود. این اسناد به سبب ماهیت آن ها و شرایط سند مربوطه از نظر ارزش و اعتبار تعاونی، در مقایسه با اسناد تک برگی با ریسک بالاتری برای خرید همراه هستند و به همین سبب ارزش مالی آن ها نیز کمتر است. لذا قیمت گذاری آن ها نیز می بایست با توجه به این نکات انجام گیرد.

لازم به ذکر است اسناد تعاونی جزو اسناد غیر رسمی به شمار رفته و اعتبار سنجی آن ها در زمان خرید و فروش ملک ضرورتی است که نباید نادیده گرفته شود.

اسناد قولنامه ای

این دسته از اسناد و مدارک شامل یک مبایعه نامه و وکالت نامه بلاعزل می باشد که در زمان معامله تنظیم می شود. در این گونه معاملات به سبب مشکلاتی از جمله آماده نبودن سند، در رهن بودن سند و ملک مربوطه و... سند تک برگی به نام مالک جدید متقل نشده و برای انجام مراحل مربوطه یک وکالت نامه بلاعزل به خریدار داده می شود. این دسته از اسناد به سبب احتمالات بالا برای کلاهبرداری توسط فروشندگان، ارزش کمتری داشته و معامله آن ها با ریسک بالایی همراه است. شرکت در این دسته از معاملات نه تنها برای خریدار، بلکه برای مشاورین املاک نیز توصیه نمی شود.

سند شورایی

در شهرهای کم جمعیت و همچنین در روستاها افراد در زمان خرید و فروش ملک مدارک مربوط به معامله مانند مبایعه نامه و قولنامه تنظیم شده را به شورای شهر برده و با درج مهر شورا بر روی آن تایید مالکیت ملک را دریافت می کنند. به عبارتی در این شرایط سند رسمی تنظیم نمی شود و تنها مبایعه نامه مربوطه دارای مهر شورای شهر محل خواهد بود. به سبب وجود این مهر و تایید صورت گرفته این دسته از املاک و اسناد دارای اعتبار بالاتری در مقایسه با اسناد قولنامه ای می باشند. در این نوع از معاملات  هزینه‌ نقل و انتقالات و مالیات و عوارض شهرداری حذف شده و لذا با مبالغ پایین تری می توان معامله کرد.

سند خوانی و سند شناسی

مشاوران املاک می بایست با دریافت اطلاعات کامل پیرامون اسناد مهارت استخراج اطلاعات و همچنین بررسی سند را داشته باشند تا در صورت لزوم بتوانند اقدامات لازم در معامله را انجام دهند. در این شرایط خواندن سند یکی از ضروری ترین مهارت ها برای مشاورین املاک است که آگاهی از انواع سند و اطلاعات زیر برای آن مورد نیاز است.

شماره اصلی و شماره فرعی

یکی از چالش های سند خوانی برای مشاوران خواندن پلاک ثبتی می باشد. پلاک ثبتی املاک دارای دو مشخصه با نام شماره اصلی و شماره فرعی می باشد که به صورت مشخص و با همین عناوین در سندهای تک برگی نوشته شده است. اما پلاک های ثبتی در اسناد دفترچه ای به صورت یک عدد ممیزدار نوشته شده است. مشاوران املاک باید بدانند که ممیز نوشته شده تنها جدا کننده پلاک ثبتی اصلی و فرعی ملک می باشد. به طوری که عدد نوشته شده در سمت راست ممیز که معمولا عددی بزرگتر است، پلاک فرعی ملک و عدد نوشته شده در سمت چپ آن که عدد کوچکتر را شامل می شود، پلاک اصلی ملک می باشد و در زمان خواندن پلاک به صورت (پلاک ثبتی 152 فرعی از 36 اصلی) خوانده می شود. لازم به ذکر است که در برخی مواقع عدد فرعی کوچکتر از عدد اصلی پلاک می باشد و می بایست تنها به چپ و راست بودن عدد توجه کرد.

شماره اصلی پلاک ثبتی مربوط به خیابان و کوچه مربوطه بوده که از قطعه اصلی جدا شده و شماره فرعی متعلق به ملک مورد نظر می باشد. توجه داشته باشید که پلاک های ثبتی متفاوت از پلاک های شهرداری می باشد. با بررسی پلاک ثبتی ملک و دقیق شدن بر جزئیات آن می توانید از بسیاری از کلاهبرداری ها جلوگیری کنید.

قطعه، مفروز و مجزا شده از

این بخش از اطلاعات سند مربوط به تقسیمات شهرداری بوده و نشان دهنده قطعه بزرگ و تقسیم شده از زمین های شهر می باشد. با هر تقسیم قطعه و زمین مربوطه عددی بر روی قرار داده می شود تا بتوان به راحتی اطلاعات مربوطه را پیدا کرد. به عبارتی به ترتیب اطلاعات مربوط به قطعه، مفروز، شماره اصلی و سپس شماره فرعی ما را به ملک مورد نظر خواهد رساند. 

شماره دفتر املاک و صفحه

این بخش از سند اطلاعات مربوطه به گذشته و سابقه سند را در اختیار قرار داده و به کمک آن ها می توان اطلاعات ثبتی سند را بازیابی و بررسی کرد. برای بررسی سابقه ملک و دریافت اطلاعات ثبتی آن می توان به دفتر مربوطه مراجعه و اطلاعات لازم را درخواست کرد. در کنار این اقدام بنچاق نیز کمک کننده بوده و می تواند اطلاعات مربوط به گذشته ملک را با جزئیات کامل در اختیار قرار دهد. هنگام استعلام اطلاعات ثبتی ملک به راحتی می توان به این موضوع دست یافت که آیا ملک در گذشته در اختیار بنیاد و یا ستاد بوده است یا نه. چرا که در صورت تایید این موضوع می بایست ملک مربوطه و شرایط مالکیت آن با دقت بیشتری مورد بررسی قرار گیرد. (بنیاد و ستاد سازمان هایی هستند که به دستور امام خمینی اقدام به مصادره املاک افراد رژیم پیشین کردند.)

توصیه می شود هنگام سند خوانی نکات زیر را مد نظر داشته باشید و با دقت کامل سند مورد نظر را بررسی کنید.

• مشخصات مالک و اطلاعات درج شده در سند را بررسی کرده و هویت صاحب ملک را بررسی کنید.
• آدرس و مساحت دقیق ملک را بررسی کرده و دقت داشته باشید که نباید با اطلاعات اعلام شده برای ملک تفاوتی داشته باشد. 
• کاربری ملک را بررسی کرده و اطلاعات دقیق را در مبایعه نامه درج کنید.
• قسمت مربوط به عرصه و اعیان را نیز بررسی کرده و در صورت وقفی بودن ملک موضوع را اطلاع دهید.
• در آپارتمان ها و مجتمع های مسکونی برخی قسمت ها به صورت مشاع بوده و برای تمام ساکنین مجموعه می باشد. قسمت های مشاع را به اطلاع طرفین رسانده و آن ها را مطلع کنید.
• در زمان معامله زمین، حتما پهنه آن بخش و کاربری آن را بررسی کرده و اطلاعات دقیق را در مبایعه نامه درج کنید. چرا که استخراج اطلاعات غلط می تواند برای مدیران قرارداد دردسرساز باشد.
• شرایط پارکینگ و انباری را بسته به اطلاعات موجود در سند در مبایعه نامه ثبت کنید.